So kann sich der IT-Einkauf im Unternehmen vor Lieferengpässen schützen

Die wichtigsten Lösungen für Lieferkettenprobleme bei der Beschaffung von Smartphones und Co.: Wo die wirtschaftlichen Risiken für Unternehmen derzeit am größten sind, wie unnötige Kosten vermieden werden können und warum Mietmodelle hier punkten können. Plus: Drei Tipps, wie Sie den idealen Partner für eine stabile Lösung mit Device as a Service (DaaS) finden.

Folgende Fragen beantworten wir für Sie in diesem Beitrag:

Wie können sich Procurement-Manager:innen mit Mietmodellen wie Device as a Service oder Workplace as a Service gegen Lieferengpässe im Telekommunikationssektor schützen?
Warum ist DaaS auch mit Blick auf Kosteneffizienz und Planbarkeit eine verlässliche Lösung?
Wie können mit der Wahl des richtigen DaaS-Partners Ausfallzeiten vermieden und die Produktivität gesichert werden?

Welche Folgen gespannte Lieferketten für den Hardware-Einkauf haben und wie Unternehmen mit Device as a Service unnötige Kosten vermeiden können.

Seit der Corona-Pandemie ist das Wirtschaftsvokabular um ein Wort reicher geworden: Containerstau. Die Aufnahmen der im Suez-Kanal quer gestellten „Ever Given“ haben wir alle noch im Kopf, sie stehen sinnbildlich für ein Problem, von dessen Existenz die meisten davor gar nicht wussten. Der Krieg in der Ukraine und die extreme Dürre in China haben die Lage noch einmal verschärft. Die News aus der Welt der Logistik sind dementsprechend düster: In unzähligen Häfen stockt die Beladung und Entladung der Schiffe und sorgt für Lieferengpässe. Produktionsausfälle in Asien belasten den Mobilgeräte-Nachschub zusätzlich, während die Nachfrage aufgrund der wachsenden Relevanz dezentraler Arbeitsmodelle steigt. Rund drei Viertel der deutschen Unternehmen, das erhob jüngst der DIHK, leiden inzwischen in der einen oder anderen Form an Lieferkettenproblemen oder deren Folgen.

Bad News: Verfügbarkeit ist nicht mehr selbstverständlich

Die TK-Branche trifft es besonders hart, Stichwort: Chip-Krise. Denn auch wenn Europa seinen Anteil an der weltweiten Chip-Produktion bis 2030 von zehn auf zwanzig Prozent verdoppeln will und dafür rund 43 Milliarden Euro investieren möchte: Die Logistik bei der Versorgung des Kontinents mit Hardware stockt immer wieder.

Mit dramatischen Folgen. Vor allem für jene Unternehmen, die großen Bedarf an Telekommunikationstechnik haben und ihre Devices, ihre Software und ihre Services immer wieder aktualisieren müssen. Stehen die benötigten Mobilgeräte nicht rechtzeitig am (mobilen) Workplace zur Verfügung, kommt es zu Ausfällen und Verlusten in Sachen Qualität und Produktivität – all das kostet das Unternehmen Geld – und zwar nicht wenig, wie der Global Data Protection Index zeigt. Für die Studie wurden weltweit Verantwortliche aus tausend Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten befragt. Das erschütternde Ergebnis: Unterbrechungen in der Verfügbarkeit von IT-Infrastruktur und den dazugehörigen Services verursachen durchschnittliche jährliche Zusatzkosten von gut einer halben Million US-Dollar pro Unternehmen.

Unterbrechungen in der Verfügbarkeit von IT-Infrastruktur und den dazugehörigen Services verursachen durchschnittliche jährliche Zusatzkosten von gut einer halben Million US-Dollar pro Unternehmen.

Good News: Mit der richtigen Strategie können Unternehmen der Krise etwas entgegensetzen

Das war die schlechte Nachricht. Die gute Nachricht ist: Mit durchdachtem Management in der Beschaffung von Firmenhandys und Co. lässt sich einiges an Kosten vermeiden. Ein Hebel dafür können Mietmodelle wie Device as a Service, Hardware as a Service oder Workplace as a Service sein. Mit ihnen müssen die benötigten Mobilgeräte nicht gekauft werden – das Unternehmen mietet sie bei einem externen Dienstleister.

Das Firmenhandy mieten statt kaufen? In jedem Fall werden dadurch hohe Anfangsinvestitionen vermieden und durch planbare monatliche Kosten ersetzt. Aber wie soll ein solches Modell für eine verbesserte Verfügbarkeit sorgen?

Ganz einfach: Einige Device as a Service Anbieter haben eine hohe Marktrelevanz, pflegen direkte Partnerschaften mit Herstellern und bieten dadurch einen optimalen Zugang zur TK-Welt. Darüber hinaus kann der richtige Anbieter auch deutlich vorausschauender planen und investieren als das unternehmenseigene Procurement.

Was viele nicht wissen: In Device as a Service Modellen ist nicht nur die Hardware enthalten, sondern auch ein umfassender Geräteservice. Dieser sorgt in der Folge nicht nur für Überblick, sondern auch dafür, dass die benötigten mobilen Devices stets verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. Auf diese Weise lassen sich unnötige Anschaffungen vermeiden und die Produktivität des Unternehmens sichern.

Ein weiterer Vorteil von DaaS: Für seine Kunden ist der Anbieter ein Partner in allen Lagen und hält auch Kontakt, um bei etwaigen Problemen sofort agieren zu können. Er übernimmt alle laufenden Services rund um das Gerät: den Rollout, das Service-Management inklusive Registrierung, den Gerätetausch sowie die Rücknahme, Aufbereitung und Wiederverwertung der Devices nach ihrer Nutzung. Das schont personelle Ressourcen der Unternehmen und so auch Kosten.

Apropos Ressourcenschonung: Die IT ist in jedem Unternehmen ein kritischer Faktor für die Produktivität. Wenn Angestellte tagelang auf Smartphones warten oder mit halb kaputten Geräten arbeiten müssen, ist das nicht nur ein Motivationskiller, sondern auch ein Showstopper für die Arbeitsleistung. Ersteres mag als psychologische Petitesse abgetan werden, hat aber gerade in einer Phase des Fachkräftemangels erhebliche Auswirkungen: Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Vinson Borne meinen 89 Prozent aller Mitarbeitenden in deutschen Unternehmen, dass eine funktionierende IT-Infrastruktur extrem wichtig für die Mitarbeiterzufriedenheit sei. Ein Blick in die Verfasstheit von IT-Abteilungen genügt: Mehr als zwei Drittel der IT-Manager:innen beklagen in der gleichen Studie, mindestens einmal pro Woche an ihrer Arbeit gehindert zu werden, weil eben die Technik Probleme mache.

Mehr als zwei Drittel der IT-Manager:innen in deutschen Unternehmen beklagen, mindestens einmal pro Woche an ihrer Arbeit gehindert zu werden, weil die Technik Probleme macht.

Noch direkter wirkt das Kostenargument bei Abteilungen wie dem Vertrieb: Wenn für das Sales-Team wichtige Smartphones wochenlang nicht geliefert werden können, hat das direkte Auswirkungen auf die Vertriebsleistung eines Unternehmens: durch erschwerte interne und externe Kommunikation, durch möglicherweise nicht fristgerecht abgearbeitete Aufträge und schließlich durch Frust im Vertrieb.

Wer ist der Richtige? 4 Tipps, mit denen Sie bei der Wahl des DaaS-Anbieters die optimale Entscheidung treffen

Den passenden Partner für Device as a Service zu finden, ist nicht ganz einfach. Wer Firmenhandys mieten und sich damit wirklich vor Lieferengpässen im IT-Procurement schützen möchte, sollte Antworten auf folgende Fragen finden, bevor die Entscheidung für einen DaaS-Anbieter fällt:Wie leistungsfähig und stabil ist der Anbieter?

Größe ist nicht das einzige, aber ein sehr wichtiges Kriterium bei der Wahl eines Anbieters von Device as a Service. Ganz besonders gilt das, wenn die Partnerschaft dazu dienen soll, Lieferengpässe zu vermeiden und das Management der Geräte zu verbessern. Achten sollten Sie deshalb insbesondere auf eine solide Bonität. Dadurch kann der Anbieter mehr Devices auf Lager halten und vereinbarte Servicelevel einhalten, zum anderen hat er aber auch genug Marktrelevanz und ein hinreichend tragfähiges Netzwerk, selbst dann noch Lösungen bieten zu können, wenn die Möglichkeiten anderswo erschöpft sind.

Wie ernst nimmt der DaaS-Anbieter das Schlagwort „Ready to use“?

Ein Anbieter von DaaS, der Unternehmen rasch mit Ersatzgeräten ausstatten kann, ist in Zeiten angespannter Lieferketten besonders wertvoll – und ganz besonders dann, wenn die Mobilgeräte sofort genutzt werden können, ohne dass die hauseigene IT sich noch stundenlang mit der Einrichtung und der Suche nach passendem Zubehör beschäftigen muss. Diesen wichtigen Support beim Management sollte man als Entscheidungskriterium also unbedingt priorisieren.

Kann der Anbieter kaputte Geräte (schnell) reparieren?

Vorhandene Technik reparieren zu lassen, ist besser als sie neu zu kaufen – das gilt nicht nur aus Gründen der Nachhaltigkeit, sondern ganz besonders in Zeiten von Lieferengpässen. Der eigenen IT kann man diese Arbeit aber kaum zumuten – hier würden Aufträge aufgrund der oft eng bemessenen personellen Kapazitäten zu lange liegenbleiben. Ein DaaS-Anbieter, der zu seinem Service auch zügige und professionelle Reparatur zählt, kann in Sachen Geräteverfügbarkeit einen großen Unterschied machen – insbesondere dann, wenn er diese Leistung inhouse abbilden kann.

Ermöglicht der DaaS-Anbieter einen Self-Service?

Wer ein neues Firmenhandy benötigt, sei es aufgrund eines erforderlichen Generationswechsels oder Defekts, muss üblicherweise den langen Weg über Vorgesetzte und Procurement gehen – und das kann auch mal ein Weilchen dauern. Mit einem an die Unternehmensvorgaben angepassten Self-Service-Portal oder der Anbindung an bestehende Bestellsysteme werden diese Wege kurzgehalten. Ein unnötiger Ausfall lässt sich vermeiden, indem man auf einen Anbieter setzt, der innerhalb von 24 Stunden Ersatz bzw. Ein neues Gerät liefert.

Zugegeben, die Liste ist anspruchsvoll – es sind aber genau diese Aspekte, die in der Praxis den Unterschied machen. Als Absicherung gegen Probleme mit Lieferketten und mangelnde Geräteverfügbarkeit bieten sich deshalb vor allem Partner an, die mit ihrem Service in allen genannten Punkten überzeugen. Mit ihnen sollten Sie Kontakt aufnehmen.

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