Die Digitalisierung ist ein stark diskutiertes Thema, welches Unternehmen bei erfolgreicher Anwendung zahlreiche Vorteile bringt. Die Vereinfachung von Arbeitsprozessen spart Zeit und reduziert Verwaltungskosten. Auch wird das Pflegepersonal von lästigen Verwaltungstätigkeiten entlastet und kann sich besser auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, anstatt sich mit vielen Papierstapeln beschäftigen zu müssen. Folgende Fragen sollen Sie sich stellen, um herauszufinden, wo Sie in Ihrer digitalen Transformation stehen.
Sicherung und Entwicklung der Ergebnisqualität
Die operative Leitung steht dafür gerade, dass alle Patienten bzw. Bewohner angemessen versorgt sind und es keine gefährdenden Bedingungen oder gar Pflegeschäden gibt. Um diese Anforderungen zu bewältigen, stützt sich die Leitung vor allem auf Patienteninaugenscheinnahmen und Mitarbeitervisiten, Anleitungen und Schulungen der Mitarbeiter und auf ein wirksames internes Kommunikationssystem. Folgende Fragen kann sich die Leitung hier stellen:
- Haben wir ein digitalisiertes System zur Erfassung der Versorgungsqualität am Bewohner bzw. Patienten?
- Haben wir ein digitalisiertes System, welches Erkenntnisse aus Mitarbeitervisiten erfasst, sortiert und gezielte, Mitarbeiterindividuelle Fortbildungsmaßnahmen vorschlägt?
- Haben wir ein digitalisiertes Kommunikationssystem, welches keine Informationen verliert und welches Informationen dorthin bringt, wo sie benötigt werden?
- Gibt es eine digitale Verknüpfung zu anderen an der Versorgung beteiligten Berufsgruppen?
Sicherung und Entwicklung der Prozessqualität
Hier steht für die operative Leitung vor allem die Pflegeprozessdokumentation im Vordergrund. Diese muss lückenlos sein und den Bewohner bzw. Patienten tagesaktuell abbilden können. Folgende Fragen kann sich die Leitung hier stellen:
- Kann die Analyse der Pflegeprozessdokumentation digital vorgenommen werden?
- Generiert die EDV konkrete Verbesserungsmaßnahmen?
- Können diese Verbesserungsmaßnahmen zielgenau mit Verfristung an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden?
- Generiert die EDV Informationen darüber, wo Höherstufungen und / oder Leistungserweiterungen angezeigt sein können?
- Kann das System pflegerelevante und qualitätsrelevante Kennzahlen bilden?
- Kann das System Kennzahlen mit Bezug auf Wirtschaftlichkeit und Produktivität im Verantwortungsbereich der Leitungskraft generieren?
Fehlerfreie Vorbereitung der Leistungsabrechnung
- Füllen angelegte Aufträge automatisch den Leistungsnachweis (ambulant)?
- Füllen Angaben aus dem Pflegeplan und den Angaben zu ärztlichen Anordnungen automatisch den Durchführungsnachweis (stationär)?
- Werden alle Leistungen digital mit Handzeichen erfasst?
- Generieren sich die Leistungsnachweise automatisch?
- Kann der Patient bzw. sein Bevollmächtigter digital unterschreiben (ambulant)?
- Gehen die Leistungsnachweise automatisch zur internen Abrechnungsstelle in der Verwaltung?
Schaffen eines angenehmen Arbeitsumfeldes für die Mitarbeiter:innen
Digitale Prozesse können auch das Arbeitsumfeld für Ihre Mitarbeiter:innen verbessern. Dabei können Sie sich folgende Fragen stellen:
- Pflegeanamnesen, Pflegepläne sowie Berichtseinträge können eingesprochen werden, die EDV generiert automatisch den Text?
- Sind Bestellprozesse für Medikamente, Inko-Material und sonstige notwendigen Hilfsmittel voll digitalisiert?
- Sind die Mitarbeiter ausreichend mit Hardware ausgestattet?
Die Perspektive von Inhabern, Vorständen und Geschäftsführern
Auf der oberen Leitungsebene muss vor allem sichergestellt werden, dass die Unternehmensfinanzierung und hier vor allem die Liquidität sichergestellt ist. Ebenso muss Sicherheit über rechtssicheres und haftungssicheres Handeln herrschen. Hierzu lohnen sich folgende Fragestellungen in Bezug auf den Stand der digitalen Transformation:
- Liefert das Management-Informationssystem aktuelle Kennzahlen aus dem operativen Bereich?
- Liefern diese Kennzahlen u.a. auch Informationen über die Prozess- und Ergebnisqualität ?
- Können die Kennzahlen betriebliche Risiken abbilden?
- Ist die Fakturierung der Leistungen automatisiert?
- Gibt es eine automatische Gewinnung von Offenen Posten-Listen?
- Gibt es ein automatisches Mahnwesen?
- Existieren funktionierende Schnittstellen der Unternehmenssoftware zu Software der Steuerberatungskanzlei?
- Ist die Hardware für die Datenmengen ausreichend?
- Sind die Anbieterverträge hinsichtlich Datenvolumen ausreichend?
Je mehr Fragen die Leitungskraft hier mit „ja“ beantworten kann, desto besser ist die digitale Transformation in ihrem Arbeitsbereich entwickelt. Je weniger Fragen mit „ja“ beantwortet werden können, desto höher ist der Handlungsdruck in Hinblick auf die digitale Transformation.
Hilfe bei Ihrer digitalen Transformation
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